Databehandleraftale

Denne databehandleraftale ("Aftalen") gælder, når du som kunde bruger RetMinTekst til at behandle tekster, der indeholder personoplysninger om andre personer (fx medarbejdere, klienter, borgere eller patienter). I den situation er du dataansvarlig, og TekstGuru ApS er din databehandler. Aftalen fastlægger rammerne for vores behandling på dine vegne, jf. GDPR artikel 28.

Genstand: Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i forbindelse med levering af AI-baseret korrekturlæsning af tekst.

Formål: At analysere og foreslå sproglige rettelser til de tekster, den dataansvarlige indsender. Personoplysninger behandles kun i det omfang, de indgår i indsendt tekst.

Karakter af behandling: Modtagelse, midlertidig maskinel behandling (AI-analyse) og returnering af rettet tekst. Tekst gemmes ikke som udgangspunkt, jf. afsnit 6.

Varighed: Aftalen gælder, så længe den dataansvarlige bruger tjenesten, og ophører samtidig med kundeforholdet.

Kategorier af registrerede: De personer, hvis oplysninger måtte indgå i den tekst, den dataansvarlige vælger at indsende — fx medarbejdere, kunder, klienter, borgere eller patienter.

Kategorier af personoplysninger: Enhver personoplysning, der måtte indgå i den indsendte tekst. Den dataansvarlige bestemmer selv indholdet og bør undgå at indsende særlige kategorier af oplysninger (GDPR art. 9) og oplysninger om strafbare forhold (art. 10), medmindre det er nødvendigt og lovligt.

• Behandler kun personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige. Brug af tjenesten efter dens formål udgør den grundlæggende instruks.
• Sikrer, at personer med adgang til oplysningerne er underlagt fortrolighed.
• Træffer de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der fremgår af afsnit 7.
• Bistår den dataansvarlige med at opfylde forpligtelser over for de registrerede (afsnit 8) og tilsynsmyndigheder, i det omfang det er relevant og muligt.
• Underretter uden unødig forsinkelse ved brud på persondatasikkerheden (afsnit 9).
• Stiller de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at påvise overholdelse af artikel 28, og muliggør audits, jf. afsnit 10.
• Træner ikke egne eller tredjeparters AI-modeller på indsendt tekst og har sikret dette kontraktuelt hos sine underdatabehandlere.

Den dataansvarlige giver hermed generel tilladelse til, at databehandleren anvender nedenstående underdatabehandlere. Ved planlagte ændringer (tilføjelse/udskiftning) underrettes den dataansvarlige, så der er mulighed for at gøre indsigelse. Databehandleren pålægger enhver underdatabehandler samme databeskyttelsesforpligtelser som i denne aftale.

Kun AWS Bedrock og OpenAI modtager den indsendte tekst til behandling. Render håndterer den som gennemløb: teksten passerer applikationen på vej til og fra AI-udbyderen og ligger undervejs i serverens arbejdshukommelse, men skrives ikke til lagring hos Render. MongoDB Atlas modtager kun tekst i det ene tilfælde, der er beskrevet i afsnit 6 (udtrykkeligt feedback-samtykke). De øvrige — Stripe, SendGrid, Sentry og Plausible — får aldrig indsendt tekst og behandler alene de konto- og driftsoplysninger, deres funktion kræver. Google anvendes udelukkende til "Log ind med Google" og er i den forbindelse selvstændig dataansvarlig, ikke underdatabehandler.

Den til enhver tid opdaterede liste over underdatabehandlere fremgår af vores privatlivspolitik. Listen ovenfor svarer til den liste på aftalens versionsdato (se sidehovedet).

Indsendt tekst gemmes ikke hos databehandleren. Teksten behandles maskinelt og returneres, hvorefter den ikke lagres.

Hos underdatabehandlerne til AI-behandling gælder: AWS Bedrock er sat op med teknisk håndhævet nul dataopbevaring — teksten lagres ikke, heller ikke midlertidigt. OpenAI opbevarer efter sin API-politik indsendt og genereret indhold i op til 30 dage til misbrugsovervågning, hvorefter det slettes, medmindre lovgivning kræver længere opbevaring. Databehandleren anmoder om, at indhold ikke lagres til senere brug (store: false); misbrugsloggen er undtaget herfra. Indholdet bruges ikke til modeltræning, og ingen af underdatabehandlerne opbevarer teksten til andre formål.

Eneste undtagelse: hvis en bruger aktivt giver negativ feedback og udtrykkeligt samtykker til at dele eksemplet med henblik på produktforbedring, gemmes den pågældende tekst i op til 90 dage, hvorefter tekstfelterne slettes automatisk.

Ved aftalens ophør vælger den dataansvarlige, om eventuelt lagrede personoplysninger skal slettes eller tilbageleveres, jf. GDPR art. 28, stk. 3, litra g. Valget meddeles til support@retmintekst.dk senest 30 dage efter ophøret; tilbagelevering sker i et almindeligt anvendt, maskinlæsbart format. Har databehandleren ikke modtaget et valg inden fristen, slettes oplysningerne. Uanset valget sletter databehandleren herefter sine egne kopier, medmindre lovgivning kræver fortsat opbevaring.

• Kryptering af data under transport (TLS/SSL).
• Kryptering af kodeord (bcrypt) — kodeord gemmes aldrig i klartekst.
• Databaselagring og applikationshosting i EU (Frankfurt).
• Aftaler om nul-/minimal dataopbevaring hos AI-underdatabehandlere.
• Adgangskontrol og logning; adgang gives efter behov.
• Automatisk sletning ved udløb af opbevaringsfrister.
• Fejlrapportering med tekstindhold fjernet (scrubbet), så indsendt tekst ikke lækkes til fejlovervågning.

Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter og de foreliggende oplysninger, den dataansvarlige med at besvare anmodninger fra registrerede om udøvelse af deres rettigheder (indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet og indsigelse) samt med konsekvensanalyser og forudgående høringer, jf. GDPR art. 32–36. Da tekst som udgangspunkt ikke lagres, vil der ofte ikke være oplysninger at fremfinde.

Databehandleren underretter den dataansvarlige uden unødig forsinkelse, efter at være blevet opmærksom på et brud på persondatasikkerheden. Underretningen indeholder de oplysninger, der er nødvendige for, at den dataansvarlige kan opfylde sin eventuelle anmeldelsespligt over for Datatilsynet, jf. GDPR art. 33.

Databehandleren stiller efter anmodning de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at påvise overholdelse af GDPR art. 28, og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, som gennemføres af den dataansvarlige eller en repræsentant bemyndiget hertil. Revisioner varsles med rimeligt varsel og gennemføres uden at kompromittere andre kunders sikkerhed eller fortrolighed.

Aftalen træder i kraft, når du som dataansvarlig begynder at indsende tekst, der indeholder personoplysninger om andre personer, og har forrang for eventuelle modstridende vilkår i det underliggende kundeforhold for så vidt angår behandling af personoplysninger. Kræver din organisation en fysisk underskrevet kopi til eget arkiv, jf. indledningen, ændrer det ikke dette tidspunkt.